Inscription | Finances | Logistique | Séoul-Virtuel | Programme
Inscription
Pourquoi participer ?
Vous avez été choisi(e) pour représenter les intérêts démographiques et missionnaires de votre pays à ce grand rassemblement de 5 000 participants en personne et de plus de 5 000 participants virtuels de toutes les régions du monde. Votre participation influencera les résultats du congrès Séoul 2024 et contribuera à accélérer stratégiquement la mission dans le monde.
Quelle est la date limite pour retourner mon RSVP ?
Veuillez vous assurer que votre RSVP est envoyé avant la date indiquée sur votre e-mail d’invitation.
Puis-je transférer mon invitation à quelqu’un d’autre si je ne peux pas assister ?
Non, vous ne pouvez pas transférer votre invitation. Afin de représenter fidèlement l’Église mondiale, chaque participant(e) a été sélectionné(e) sur la base de certains critères. Votre participation est essentielle pour garantir que les bonnes personnes soient réunies et que le congrès reflète fidèlement la riche diversité de l’Église mondiale.
Puis-je passer plus tard d’une participation virtuelle à une participation sur place ? Ou vice versa ?
En raison du nombre limité de places du lieu du congrès et de la préparation nécessaire à l’organisation de la rencontre, nous ne pouvons pas garantir que vous serez en mesure de changer votre participation virtuelle en participation sur place après votre inscription. Veuillez en tenir compte lorsque vous choisirez votre option de participation.
Finances
Pourquoi les frais de participation sont-ils calculés de manière dynamique ? Certaines personnes seront-elles appelées à contribuer davantage que d’autres ?
Tous les participants au Congrès Séoul 2024 devront s’acquitter de frais de participation. Compte tenu de la grande diversité démographique des personnes invitées à participer au congrès, nous avons fixé une participation dynamique aux frais, progressive pour chaque participant(e). Nous avons l’intention et l’espoir que, grâce à cette contribution dynamique, l’Église mondiale pourra financer ensemble le congrès, sans que la participation d’une personne sélectionnée soit prohibitive pour elle (1 Corinthiens 12.21-26).
Comment les frais de participation dynamique sont-ils répartis entre les participants ? Comment est calculé le montant progressif dynamique des frais de participation pour chaque participant ?
Nous sommes conscients que le coût de la participation à cette rencontre représente une difficulté plus ou moins importante pour chaque participant(e), en raison d’un certain nombre de facteurs tels que son lieu de résidence, sa situation économique et son domaine d’activité. Les participant(e)s seront invité(e)s à remplir un questionnaire qui indiquera la contribution appropriée, tout en évitant de faire peser une charge financière insupportable sur quiconque.
Quand dois-je avoir renvoyé le questionnaire concernant ma contribution dynamique de participation ?
Veuillez veiller à remplir et envoyer le questionnaire avant la date indiquée sur le courriel d’invitation.
Où puis-je trouver le questionnaire ?
Le questionnaire est accessible par un lien que vous recevrez dans votre courriel d’invitation.
Quand saurai-je le montant de ma participation ?
Après avoir rempli le questionnaire de contribution à la participation reçu avec l’invitation, vous recevrez par courriel le montant dû pour les frais de participation.
Comment confirmer mon inscription après avoir reçu le montant dynamique des frais de participation ?
En payant l’acompte avant la date figurant sur votre facture, vous confirmerez votre inscription au congrès Séoul 2024.
Comment accéder à ma facture ?
Vous pouvez accéder à votre facture en vous connectant au portail à l’aide du lien que vous avez reçu par courriel avec votre facture.
Où et comment payer ?
Après avoir rempli le questionnaire concernant la contribution de participation, vous recevrez une facture à régler. Le paiement de l’acompte en ligne avant la date figurant sur votre facture finalisera votre inscription. Votre acompte de USD 100 ne sera pas remboursable.
Dans quelle devise puis-je payer le montant de ma contribution ?
Les versements seront acceptés dans les deux devises suivantes : USD et KRW. Pour le versement des contributions, nous utilisons la plateforme Stripe qui vous permet de régler dans votre devise et fait automatiquement le change depuis cette devise en USD ou KRW.
Comment puis-je faire appel du montant de la contribution qui m’a été affecté ?
Tout appel doit être fait en utilisant le formulaire que vous avez reçu par courriel. Vous devrez fournir des informations complémentaires pour appuyer votre appel. Vous pouvez vous attendre à recevoir une réponse à votre appel sous une quinzaine de jours.
L’acompte sera-t-il ajouté aux frais de participation ou inclus dans les frais ?
L’acompte est inclus dans les frais de participation.
Que comprennent mes frais de participation et quels sont les autres coûts liés à ma participation au congrès Séoul 2024 ?
Les frais de participation comprennent l’entrée au congrès, la documentation, le transport terrestre à Séoul et les repas pendant toute la durée du congrès Séoul 2024. Toutes les autres dépenses sont à votre charge.
Y aura-t-il une aide financière ou une assistance ?
Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure de proposer des parrainages car les frais sont déjà subventionnés. Le Mouvement de Lausanne fournira des outils et du matériel de collecte de fonds que vous pourrez utiliser pour obtenir un soutien spécifique pour votre participation au congrès auprès de vos connaissances.
Quelles sont les politiques de remboursement des paiements effectués dans le cadre du Congrès Séoul 2024 ?
- L’acompte de 100 USD n’est pas remboursable.
- Tous les frais de participation, à l’exception de 100 USD, seront remboursés en cas d’annulation par écrit avant le 31 juillet 2024. Ce remboursement ne concerne que les frais de participation, et non les frais d’hôtel ou autres. Si vous avez réservé un logement ou engagé d’autres dépenses, le Mouvement de Lausanne n’assumera aucune responsabilité quant au remboursement de ces frais.
- En cas d’annulation après le 31 juillet 2024, seuls 50 % des frais de participation (déjà payés) seront remboursés. La raison en est que, à ce moment-là, le Mouvement de Lausanne aura dépensé des fonds au nom du(de la) participant(e) et ne sera pas en mesure de récupérer ces coûts.
- Par contre, si une personne n’a pas obtenu de visa pour participer au congrès, le Mouvement de Lausanne lui remboursera 100 % des frais de participation perçus. La preuve du refus de visa sera exigée.
- Toutes les demandes d’annulation et de remboursement seront faites par l’intermédiaire du bureau d’enregistrement du Mouvement de Lausanne et seront traitées par le bureau des finances du Mouvement de Lausanne.
Dans quelles devises puis-je verser le montant de ma contribution ?
Les paiements sont acceptés dans les deux devises suivantes : USD et KRW. Pour verser votre contribution, nous utilisons la plateforme Stripe qui vous permet de payer dans votre devise et automatise le taux de change de votre devise pour que nous recevions le montant en USD ou KRW.
Que dois-je faire si je ne parviens pas à réunir la somme nécessaire au versement de l’acompte dans les délais impartis ?
En général, nous ne prolongerons pas le délai pour le versement de l’acompte. Si vous pensez que votre situation nécessite une attention particulière de la part de l’équipe financière pour nous permettre de prendre en considération une demande de prolongation du délai de versement de l’acompte, veuillez envoyer un courriel à l’adresse : [email protected]. Nous vous encourageons à collecter des fonds auprès de vos réseaux pour pouvoir respecter le délai et confirmer votre inscription avec ce premier versement.
Comment puis-je payer à partir d’un pays qui n’autorise pas les paiements SWIFT ?
Actuellement, pour tous les paiements, nous utilisons la plateforme STRIPE qui utilise SWIFT. Si cela ne vous convient pas, veuillez contacter [email protected] pour une approche individuelle.
Comment puis-je faire appel du montant de la contribution qui m’a été fixé ?
L’équipe financière répondra à votre appel dans les deux semaines et vous indiquera les prochaines étapes.
Logistique
Ai-je besoin d’un visa ?
Veuillez consulter ce site (en anglais) pour des renseignements plus complets sur votre cas personnel. Compte tenu de votre citoyenneté, il se peut que vous n’ayez pas besoin de visa. Si vous avez besoin de visa, vérifiez cette liste pour voir si un K-ETA vous suffit (autorisation en ligne d’entrer dans le pays).
Quelle raison d’entrée dois-je demander pour mon visa ?
Tous les participants qui ont besoin d’un visa (pas d’un K-ETA) devraient demander le visa pour une visite courte (C-3-1), 90 jours ou moins. Vous trouverez ici davantage de renseignements concernant le type de visa nécessaire en fonction de votre nationalité.
Quels sont en général les documents exigés pour la demande de visa ?
- Tous les ressortissants des pays figurant sur la liste K-ETA peuvent demander en ligne l’autorisation d’entrer dans le pays, sans se rendre à l’ambassade.
- Tous les ressortissants des pays qui ne figurent pas sur la liste doivent se rendre à l’ambassade ou au consulat coréen dans leur pays de résidence. La liste des documents à fournir pour obtenir un visa est disponible sur cette page (en anglais)
- Note importante : Nous recommandons que la date de validité de votre passeport soit supérieure d’au moins six mois à vos dates de déplacement et de visa.
Quelle est la procédure à suivre pour une demande de visa ?
Comment confirmer si j’ai besoin d’un visa ou non, si je n’en suis pas sûr/e ?
Si vous êtes encore dans l’incertitude après avoir consulté les listes ci-dessus, nous vous recommandons de confirmer auprès de votre ambassade coréenne locale en l’appelant ou en lui envoyant un courriel directement.
Comment recevoir une lettre d’invitation pour la délivrance d’un visa ?
Une fois que vous aurez payé votre acompte et que votre inscription aura été confirmée pour le congrès Séoul 2024, notre équipe d’inscription vous contactera pour vous aider dans la procédure d’obtention du visa.
Que se passe-t-il si je ne peux pas obtenir de visa ou si mon visa est refusé ?
Si vous êtes inscrit(e) pour une participation sur place et que votre visa est refusé, vous aurez la possibilité de participer virtuellement.
Y a-t-il des hôtels ou des logements à Séoul qui seront réservés aux participants ? Une liste des possibilités d’hébergement sera-t-elle disponible ?
Le Mouvement de Lausanne fournira une liste de recommandations d’hébergements adaptés à un éventail de budgets et de besoins.
Puis-je inviter mon conjoint ou tout autre membre de ma famille à assister au congrès avec moi ?
Malheureusement, vous ne pourrez pas inviter d’autres personnes à participer au congrès. En outre, l’utilisation des navettes et l’accès à la convention ne seront autorisés qu’aux participants inscrits.
Quand dois-je réserver mon hôtel et quelles sont les options d’hébergement disponibles ?
La page de réservation d’hôtel sera disponible à la mi-octobre. Il y aura plusieurs options d’hôtels à des prix variés, à la fois à Songdo et dans les zones environnantes. Si vous choisissez un hôtel de la liste qui ne se trouve pas à distance de marche du Songdo Convensia, des services de navette seront mis à votre disposition à des heures précises chaque jour. Nous vous encourageons à réserver votre hôtel après avoir versé votre contribution à l’inscription.
Quand dois-je réserver mon billet d’avion ?
Comme les prix des vols ont tendance à augmenter, nous vous recommandons d’acheter votre vol au plus tard le 15 mai 2024. Si vous venez d’un pays qui exige un visa ou une lettre d’invitation spéciale, veuillez vous renseigner sur les délais imposés par l’ambassade ou le consulat et planifier en conséquence. (Voir les autres questions sur les visas pour plus d’informations.)
Comment payer mon hébergement ?
Sur la page de réservation, vous pourrez payer les frais par carte de crédit. Pour toute aide supplémentaire concernant un mode de paiement différent, veuillez contacter [email protected].
Puis-je partager une chambre d’hôtel avec un autre participant afin de réduire mes frais d’hébergement ?
Si vous souhaitez trouver un colocataire et réserver une chambre ensemble, vous êtes les bienvenus. Lausanne Opérations n’organisera pas la recherche de colocataires pour les participants lors de la réservation de leur logement.
Que comprend ma réservation d’hôtel ?
Les déjeuners et les dîners sont servis au centre du congrès. Vous pouvez choisir de payer votre petit-déjeuner à l’hôtel ou à l’endroit de votre choix.
Des aménagements sont-ils prévus pour les personnes en situation de handicap ou ayant des besoins particuliers ?
Sur notre site de réservation, certains hôtels sont prêts à fournir des chambres aux personnes en situation de handicap. Si vous avez besoin de recommandations pour trouver l’hébergement le plus approprié, veuillez contacter [email protected] pour obtenir des conseils.
Mon conjoint ou ma famille ne participera pas au congrès, peuvent-ils rester à l’hôtel avec moi ?
En raison de la disponibilité limitée des hébergements dans la région de Songo, Incheon, nous n’organiserons pas l’hébergement de la famille ou des conjoints des participants.
Puis-je trouver mon propre hébergement dans la région ?
Veuillez noter que le congrès se tiendra à Songdo, Incheon. Nous avons choisi des hôtels situés à proximité du lieu du congrès, à pied ou en voiture, et à des tarifs préférentiels. Il n’est pas conseillé de réserver un hébergement à Séoul ou dans ses environs immédiats en raison de la durée et de la distance des transports. Veuillez également noter que les services de navette ne seront coordonnés que pour les personnes ayant réservé leur hébergement sur notre page de réservation d’hôtel.
Un service de navette sera-t-il assuré et que proposera-t-il ?
Oui, nous proposerons des navettes depuis et vers l’aéroport certains jours, vers tous les hôtels de notre liste, ainsi que des navettes à des heures précises chaque jour pour les hôtels qui ne se trouvent pas à distance de marche du Songdo Convensia. Veuillez noter que le service de navette ne sera disponible que pour les hôtels répertoriés que nous utilisons ; si vous réservez un autre hôtel ou un Airbnb qui n’est pas répertorié par nous, vous devrez prendre vos propres dispositions.
Quelles seront les langues du congrès ?
Nous utiliserons l’anglais, l’espagnol, le portugais, le français, le coréen, le russe et le chinois. D’autres langues pourront être ajoutées en cas de besoin et dans la mesure du possible.
Séoul Virtuel
Je souhaite participer à Séoul Virtuel. Comment les participant(e)s virtuel(le)s vivront-ils/elles le congrès ?
Les participant(e)s sélectionné(e)s pour participer au programme de Séoul 2024 par le biais de Séoul Virtuel seront connecté(e)s directement avec une cohorte sélectionnée d’autres participants sous la responsabilité d’un(e) animateur/trice en vue d’une interaction personnelle et une souplesse accrue pour la participation au congrès. En savoir plus sur Séoul Virtuel. Les participant(e)s à l’expérience de la cohorte Séoul Virtuel doivent être nommé(e)s et sélectionné(e)s. Les participant(e)s à l’expérience de la cohorte Séoul Virtuel participeront à l’expérience du programme de pré-congrès d’un an qui débutera à la mi-octobre 2023.
J’ai été sélectionné·e pour la participation virtuelle, puis-je changer pour la participation en présentiel ?
Sur votre formulaire RSVP, vous devrez répondre à une question vous demandant si vous souhaitez participer en présentiel au cas où des places se libéreraient et que vous seriez sélectionné·e. Si des places se libèrent et que vous êtes sélectionné·e, vous serez informé·e de la possibilité de participer en présentiel. Tous les participants à l’expérience de la cohorte virtuelle bénéficieront d’une interaction totale avec le congrès en tant que participants virtuels, y compris le programme de pré-congrès d’un an, les conférences spéciales, les concerts et d’autres contenus attrayants proposés en exclusivité aux participants virtuels.
Que comprennent les frais d’inscription des participants virtuels ?
Les frais de participation virtuelle permettent aux participants d’interagir directement dans le programme Séoul 2024 avec une cohorte du monde entier. Ce programme comprendra un programme de pré-congrès d’une durée d’un an. Vous pourrez également accéder à des conférences, des concerts et d’autres contenus attrayants proposés en exclusivité aux participants virtuels. Cette expérience virtuelle reflétera celle des participants sur place grâce à des outils de collaboration en ligne.
Les nominations pour Séoul Virtuel sont-elles encore ouvertes ?
Les nominations pour Séoul Virtuel sont encore ouvertes. Veuillez nommer, dès que possible, des personnes qui répondent aux critères de sélection des participant(e)s.
Quelles sont les langues utilisées par Seoul Virtuel ?
Séoul Virtuel utilisera les langues officielles du congrès : anglais, français, espagnol, portugais, coréen, russe et chinois.
Pour participer virtuellement, ai-je besoin d’une certaine bande passante ou d’une certaine vitesse de connexion à l’internet ?
Pendant la semaine du congrès, du 22 au 28 septembre 2024, Seoul Virtuel vous demandera de disposer d’une connexion internet capable de gérer les appels vidéo. Assurez-vous d’avoir accès à une bonne connexion internet.
Quelle sera la marge de manœuvre des participants virtuels pour participer au congrès Séoul 2024 ? Devrai-je être disponible pendant toute la durée du congrès ?
La cohorte virtuelle disposera de 3 à 5 heures par jour d’interaction en ligne synchrone pendant la semaine du congrès, du 22 au 28 septembre 2024. Les participants à la cohorte interagiront avec d’autres personnes situées dans leur fuseau horaire ou à proximité.
Comment Seoul Virtuel s’adaptera-t-il aux participants situés dans des fuseaux horaires différents ?
Les participants à la cohorte interagiront avec d’autres personnes dans ou près de leur fuseau horaire pendant les heures normales de la journée. Les détails temporels particuliers de l’interaction sont encore en cours d’élaboration.
Me conseillez-vous de prendre un congé pour Séoul Virtuel ?
Les participants à l’expérience de cohorte virtuelle auront 3 à 5 heures par jour d’interaction en ligne synchrone pendant les heures de travail habituelles. Ils ou elles doivent prévoir d’être disponibles en conséquence.
Comment la mise en réseau et la collaboration seront-elles organisées pour les participants à la cohorte virtuelle ? Pourrai-je également entrer en contact avec les participants sur place ?
Au cours de l’année de pré-programme, les participant·e·s, qu’ils ou elles soient sur place ou virtuel·le·s, interagiront dans divers forums. De plus amples informations seront fournies en temps voulu.
Programme précongrès
Quel sera le programme précongrès ?
La raison d’être du programme précongrès est d’aider chaque participant au congrès à explorer les thèmes centraux du rassemblement Séoul 2024. Ce programme comprendra différents niveaux d’interaction personnelle et entre pairs, avec un contenu adapté, des connexions utiles et des mesures à prendre pour se préparer à interagir dans le parcours et le congrès Lausanne 4.
Combien de temps (hebdomadaire/mensuel) sera-t-il nécessaire de consacrer à ce programme précongrès, et sous quelle forme ?
Les participants sont invités à consacrer environ une heure par semaine à étudier le matériel précongrès s’ils désirent être convenablement préparés pour le congrès. Des documents supplémentaires seront mis à la disposition de ceux qui souhaitent approfondir leurs connaissances. Quant à la forme, elle comprendra des documents écrits, des podcasts et des vidéos à parcourir à votre rythme, ainsi que des webinaires en direct et des réunions en ligne.
La participation au programme précongrès est-elle obligatoire ?
Tous les participants sélectionnés, qu’ils assistent au congrès en présentiel ou qu’ils participent à l’expérience de la cohorte virtuelle, sont invités, dans la mesure de leurs capacités, à participer au programme précongrès. Il ne s’agit pas d’une obligation, mais votre participation est vivement conseillée pour que votre vécu du congrès puisse être le plus fécond possible, tant dans ce temps de préparation que lors de l’évènement.
Le programme du précongrès comprendra-t-il également des interactions en direct ?
Le programme précongrès comprendra des interactions en direct qui vous permettront d’entrer en contact avec d’autres participants avant le congrès. À partir de la mi-octobre, ne manquez pas de consulter chaque mois le pôle précongrès pour obtenir de plus amples informations.
Programme
Quand les détails du programme seront-ils disponibles et à quoi puis-je m’attendre ?
Le programme comprendra une étude biblique quotidienne, des discussions en groupe, des séances plénières le matin, des possibilités de réseautage, des prières en commun, des cultes et des récits. De plus amples informations sur le programme seront communiquées à l’approche de la date prévue.
Y aura-t-il un programme de préparation au congrès ?
Tous(toutes) les participant(e)s devront participer à notre programme pré-congrès pour se préparer au congrès. Ce sera l’occasion de rencontrer d’autres participant(e)s, de profiter d’un contenu, de matériel et de moments de méditation exclusifs et, d’une manière générale, d’être bien préparé(e) à participer à Séoul 2024 dès son arrivée. Le programme pré-congrès débutera à la mi-octobre 2023.
Quand le congrès commence-t-il et se termine-t-il (à quelle heure) ?
Le congrès débutera l’après-midi du 22 septembre 2024 et se terminera l’après-midi du 28 septembre 2024. Des horaires plus précis seront communiqués aux participant(e)s inscrit(e)s plus près de la date prévue.